Office 2007′de adres mektup birleştirme

Yazan: karflake | Tarih

7 Şubat 2008 | Yorum

4 Yorum

1 kez puan verildi, Ortalama: 5 (5 üzerinden)

Loading ...

Merhaba.

Adres mektup birleştirme, Ofis paketinde yer alan çok kullanılışlı ancak pek bilinmeyen bir özellik. Adres mektup birleştirmenin ne işe yaradığını bir senaryo üzerinde görelim.

Bir beyaz eşya satıcısında çalışan bir kişi olsun. Bu dükkandan alış veriş yapan müşterilerin listesi de aşağıdaki gibi bir excel tablosunda tutuluyor olsun.

Yılbaşı yaklaştığında, beyaz eşya mağazasının patronu, çalışana “şu bizim müşterilere yeni tebriği gönderelim. Ancak her müşterinin ismi, tebrikte belirtilsin” desin.

İşte bu durumda çalışan, her müşteri için ayrı ayrı belge hazırlamak yerine, adres mektup birleştirme ile işini çok daha kolay bir şekilde yapabilir.

Office 2007′de, adres mektup birleştirme işlemi için, Postalar bölümüne geçip, Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat seçeneğini yanındaki oka tıklanıp Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı seçilir.

Bu işlemden sonra Word penceresinin sağ tarafında sihirbazın adımlarını görülebileceği bir bölüm oluşur. Bu bölümden Geçerli belgeyi kullan seçeneği seçildikten sonra, bir sonraki adım için İleri düğmesi tıklanır.

Bir diğer adımda, elde Excel formatında müşteri listesi olduğu için, Varolan listeyi kullan seçeneği seçilir ve Excel dosyasının yeri gösterilir. Excel çalışmanın kitabının hangi sayfalarının kullanılacağı da bu aşamada seçilir.

Yine aynı adımda Birleştirme Alanı Ekle bölümünden Ad_Soyad seçilerek belgeye eklenir. İşte bu yapılan işlem sayesinde, belgenin her sayfasında farklı bir müşterinin adının yazılması sağlanacaktır. İlstenen alan eklendikten sonra İleri düğmesi tıklanır.

Sihirbazın dördüncü adımında, belgenin sabit olan bölümleri de hazırlanır ve İleri tıklanır.

Biraz da belgenin optimizasyonunu yapalım. Word’de Sayfa Düzeni bölümüne geçerek, Sayfa Yapısı ibaresi bulunan yerin sağ tarafındaki oka tıklayarak Sayfa Yapısı penceresini açılır. Kağıt tasarrufu yapabilmek için, Sayfa Yapısı penceresinin Sayfalar bölümünden Her kağıda 2 sayfa seçeneğini işaretlenir. Bu seçenek sayesinde, bir A4 kağıdına iki sayfa basılacak ve biz bu A4′ü tam ortadan ikiye kesildiğinde elde iki tane A5 boyutunda kağıt olacak. Bir tebrik için bu boyut yeterlidir.

Sayfa yapısı penceresinin Düzen sekmesinden Dikey Hizalamayı Ortadan olarak ayarlandıktan sonra Tamam‘a tıklanarak Sayfa Yapısı penceresinin kapatılıp İleri düğmesini tıklanır.